出口业务的单证贯穿接单、备货、报关、出运、收汇、退税全过程。单证是否齐全、相互是否一致，直接决定报关能否放行、退税能否办结。本文按业务顺序列一份实用清单。
外销合同或订单（PI／PO）、形式发票（Proforma Invoice）。若为代理出口，还需代理出口协议，用以明确代理关系与费用结算方式。
出口货物报关单（现为电子数据）、商业发票（Commercial Invoice）、装箱单（Packing List）、报关委托书。部分商品还需提供出口许可证、通关单、原产地证等监管证件。
提单（B/L）或空运单（AWB）、保险单（CIF 条件下由卖方提供）、受益人证明等。
结算方式不同，单据要求也不同：信用证（L/C）项下需严格按信用证条款制单，做到"单证相符、单单相符"；电汇（T/T）项下相对灵活，但仍需留存完整凭证。
出口退（免）税备案资料、增值税专用发票（外贸企业）或对应的进项凭证、出口发票、收汇凭证等。
按现行规定，实行备案单证管理：应在申报出口退（免）税后 15 日内，将购销合同、运输单据、委托报关单据等备案单证留存备查，保存期十年。
报关单、发票、装箱单与提单之间的品名、数量、金额、重量等关键信息必须一致；合同与信用证之间的条款必须一致（L/C 项下）；单证与货物实际情况必须一致。
实务中绝大多数改单、退单与函调，都源于某一处"不一致"。把单证核对做在出运之前，比事后补救省力得多。
以上内容为业务知识整理，仅供参考。不同贸易方式与结算方式下的单据要求存在差异，具体以海关、税务机关和银行的规定为准。
